For at kommunikere med andre enkeltpersoner og juridiske enheder har organisationen brug for en elektronisk og undertiden en almindelig postkasse. Den første kan oprettes på din egen eller tredjepartsserver, og den anden på dit lokale postkontor.
Instruktioner
Trin 1
Hvis organisationen har sit eget domænenavn, kan du få en postkasse på den ved at køre sendmail-programmet eller lignende program på serveren. Selve mailserveren kan være placeret både på organisationens område og i hostingudbyderens serverrum. Programmet kan også køres på den samme server, der bruges til at bringe det officielle websted til offentligheden. Det vigtigste er, at der oprettes en DNS-post til den. Instruer organisationens systemadministrator at oprette konti på denne server til forskellige personer i organisationen. Angiv de modtagne e-mail-adresser på det officielle websted. Denne mulighed kan betragtes som den mest prestigefyldte (adresser vil blive placeret på samme domæne på andet niveau som webstedet), men for at sikre pålidelig beskyttelse af postkasser mod spam og vira skal systemadministratoren gøre en stor indsats.
Trin 2
En noget mindre prestigefyldt mulighed for at oprette en e-mail-boks er at bruge de relevante tjenester fra en udbyder, der giver organisationen internetadgang (ikke forveksle den med en hostingudbyder). Derefter placeres adresserne på det samme domæne på andet niveau som udbyderens websted. Bemærk, at den største ulempe ved denne metode til modtagelse af postkasser er deres lille volumen. I mangel af rettidig rengøring overløber de hurtigt, og hvis de er med på spammernes lister, er deres adresser vanskelige at skifte til andre.
Trin 3
Den mindst prestigefyldte, men også den mest bekvemme måde at få e-mail-kasser til en organisation er at bruge offentlige mailservere. Deres tjenester leveres gratis, og de giver ret høj kvalitet beskyttelse mod spam og undertiden mod vira. Lydstyrken på en kasse, der kan oprettes på en sådan server, kan være flere gigabyte. Og nogle af disse servere (som Gmail) betragtes som mindre prestigefyldte end andre.
Trin 4
Uanset hvilken server din postkasse er placeret på, er det vigtigt at holde den sikker. Indstil en stærk adgangskode, og indtast en tilfældig række af tegn som svar på dit sikkerhedsspørgsmål. Skift dit kodeord med jævne mellemrum.
Trin 5
For at kunne modtage papirkorrespondance skal du kontakte det nærmeste postkontor for at oprette en postkasse. Efter at have modtaget et sæt dokumenter, herunder en kontraktformular, skal du udfylde alle nødvendige papirer. Angiv postnummer og postboksnummer på hjemmesiden. Husk at betale for det til tiden.
