Internettet spreder sig mere og mere på alle områder, også i dokumentflow. Det er ofte lettere og hurtigere at sende et dokument via e-mail end andre metoder. Hvordan sendes rapporten korrekt via e-mail?
Nødvendig
- - scanner;
- - computer;
- - adgang til Internettet.
Instruktioner
Trin 1
Kontakt adressaten, om han kan acceptere det krævede dokument via e-mail. Hver organisation har sine egne regler og regler for denne sag. For eksempel kræver regeringsorganer som Den Russiske Føderations Pensionskasse og Federal Tax Service, at rapporter fra organisationer ledsages af en elektronisk signatur. For at gøre dette skal du downloade et specielt program til virksomhedens computer og bruge det til at registrere en unik digital kode, der fungerer som signatur for den ansvarlige person for elektroniske dokumenter.
Trin 2
Hvis du vil sende en rapport, der tidligere er udarbejdet i papirform, skal du scanne den. Hvis dette ikke bygger modtageren, skal du oprette et elektronisk dokument i tekst eller tabelformat, afhængigt af hvilke oplysninger du vil medtage i rapporten.
Trin 3
Vedhæft rapporten til brevet. Bemærk, at mange mennesker ikke åbner filer, der sendes til dem på grund af risikoen for et virusangreb. Derfor skal du beskrive essensen af din afsendelse i brødteksten, så modtageren er sikker på, at det virkelig er dig, og ikke en hacker af computersystemet.
Trin 4
Nogle rapporteringssystemer, såsom Google Analytics, har deres eget tekstindgivelsessystem. Når du er færdig med at arbejde med rapporten, skal du klikke på knappen "E-mail" øverst på skærmen. Vælg derefter kategorien "Send" i den menu, der vises. Bestem formatet på den fil, du vil sende. Medtag derefter modtagerens adresse, emnelinje og ledsagende tekst til rapporten. Klik derefter på knappen "Send" igen.
