Kontormedarbejdere skal ofte sende breve via fax. Sagerne kan være helt forskellige, men hvad skal man gøre, hvis man står over for et sådant problem for første gang og ikke har nogen idé om, hvordan man sender et brev til en fax.
Instruktioner
Trin 1
Skriv dit brev i MS Word ved hjælp af den skabelon, du kan bruge i MS Publisher til at tilføje et firmalogo. Brug MS EXEL, hvis du har brug for at komponere og faxe regneark. Hvis du sender billeder, skal de have.jpgG-udvidelsen.
Trin 2
Vær opmærksom på, at størrelsen på et standardbrev, der kan faxes, er en A4-side. Den krævede skrifttype til skrivning er mindst 10 punkts størrelse. Af denne grund er det bedst at holde alle dine tanker på et ark, så du ikke behøver at sende information på tværs af flere sider.
Trin 3
Angiv alle oplysninger klart og kortfattet. I det brev, du sender til fax, skal du kun skrive, hvad der vil være nyttigt og interessant for din adressat. Hvis der f.eks. Er sendt en bestemt anmodning til dig, skal du svare nøjagtigt på den uden at afvige fra emnet osv.
Trin 4
Indsæt ikke små billeder eller tegninger i bogstaver, de kan være slørede, og som følge heraf modtager adressaten kun en negativ mening om dig eller din virksomhed. Sørg for at medtage din adresse, telefon- / faxnummer eller andre kontaktoplysninger i slutningen af meddelelsen.
Trin 5
Udskriv dit brev. Undersøg dokumentet for udskriftskvalitet, det skal være godt, alle bogstaver skal være klare og ikke slørede, så modtageren kan finde ud af teksten. Hvis du finder mangler, skal du rette dem og udskrive brevet igen.
Trin 6
Åbn dokumentfremføringsbakken på faxen. Det er normalt placeret bag på maskinen. Indsæt dit brev med forsiden nedad. Hvis du har flere ark, skal du kontrollere, om din faxmaskine understøtter massesendelse, hvis ikke, skal du indsætte hvert ark separat.
Trin 7
Vent på bip, maskinen skal tage papiret op. Ring til modtagerens faxnummer. Vent på et svar i den anden ende af ledningen.
Trin 8
Præsenter dig selv, og angiv, at du gerne vil sende faxen. Tryk på "Start" -knappen sammen med adressaten (Normalt siger de: "Start"). Faxen sendes, hvis alle trin er gennemført. Udskift ikke røret, før papiret er passeret helt igennem maskinen.
Trin 9
Klik på knappen "Kontakt", og angiv, om dit brev er sendt til adressaten (om faxen er bestået). Hvis skærmkvaliteten er dårlig, kan du prøve alle trinene igen.
